Danske chefer og medarbejdere er uprofessionelle e-mail-brugere.

Vi lader os tyrannisere af den elektroniske post i et omfang, der har betydelige personlige og samfundsmæssige konsekvenser.

Det siger Jens Birkeholm, direktør i brancheforeningen Dansk Detail til Avisen.dk

Lader os forstyrre og distrahere
»Vi tjekker mails for ofte, kløjes i bunker af irrelevant mails, lader os forstyrre og distrahere konstant - også når vi har fri. Det stresser, og gør, man ikke har fri. Der behov for et opgør med en amatøragtig e-mailkultur«, anbefaler Jens Birkeholm.

LÆS ARTIKELHvert femte ministerium svarer ikke på mail

Charlotte Vester, underdirektør i Dansk Erhverv, er enig.

»Det er på høje tid, at alle overvejer at bekæmpe trangen til konstant at tjekke mail. Tid er penge, og e-mails er som Facebook en tidsrøver og et forstyrrende element, der på mange arbejdspladser kan tøjles med lidt e-maildisciplin«, siger hun.

Fik op mod 200 mails om dagen
En amerikansk undersøgelse har tidligere vist, at det kan medføre stress, hvis vi får mere end 50 mails om dagen.

LÆS ARTIKEL50 ulæste mails er nok til stress

Jens Birkeholm, direktør i Dansk Detail, er en af de chefer, der modtager sindssygt mange mails. Op til 200 af slagsen, når det var værst. Det satte han sig for at gøre noget ved og formulerede derfor nogle bud på en løsning af mail-plagen.

»Med bedre e-mail-disciplin burde kunne spare hårdt mail-plagede medarbejder for en time daglig«, siger han.

Over et arbejdsår svarer den daglige time faktisk til fem-seks arbejdsuger.

Her er hans ni mail-råd:

1. Tjek sjældent mail
Mange tjekker mails et utal gange om dagen, fordi mailprogrammet alligevel er åbent.

Luk for e-mailprogrammet eller find den funktion, som gør, at det bliver offline. Vær disciplineret og beslut dig for eksempelvis kun at åbne det to eller tre gange dagligt: Eksempelvis morgen, middag - og lige inden fyraften.

Tænk: »Er det meget nødvendigt, kan folk ringe.«

2. Sluk for 'notifikationer'
Mange e-mailprogrammer bipper, blinker, støjer og forstyrrer dig i dit arbejde hver eneste gang, du modtager post. Sluk for de såkaldte notifikationer og undgå talrige afbrydelser, der gør, at du sent bliver færdig med det, du er god til.

3. Lav regler
De fleste mailprogrammer har en funktion, der opdeler e-mails i mapper afhængigt af, hvem afsenderen er. Modtager du eksempelvis mails fra venner og familiemedlemmer, kan disse mails arkiveres i en mappe med lavt eller højt prioriteret indhold.

4. Arkiver mailen, når du er CC eller BCC
Hvis du modtager e-mails om sekundær modtager, er informationen næppe særlig vigtig. Opret en regel, der gør, at mails som sendes til dig "blot til din orientering" bliver arkiveret i en bestemt mappe.

5. Afmeldt nyhedsbreve, du aldrig læser
Der findes typisk et link til afmelding nederst i nyhedsbrevet.

6. Svar automatisk
Skriv, at du svarer på mails snarest muligt og giv et mobiltelefonnummer, hvorpå du kan fanges, hvis noget haster.

7. Flere fluer, ét smæk
Når du besvarer mails så check, om der er tale om en mail med spørgsmål, som du har fået fra andre afsendere tidligere. Det giver mulighed for fælles svar og dermed flere fluer med ét smæk.

8. Skriv kort
Når du svarer på en mail, så skriv kort og svar præcist.

9. Ring i stedet
Nogle gange er et telefonopkald eller et møde et kortere og bedre alternativ til uendeligt lange e-mailkorrespondancer. Overvej, om det er tilfældet.

Artiklen er bearbejdet af Ole Wejse Svarrer, Tjek.dk