Ideelt er e-mail et ufatteligt smart redskab, der på mange måder gør arbejdslivet nemmere og mere effektivt end dengang, alt blev ordnet med snailmail eller samspilsramte faxmaskiner.

Reelt er mailen dog ofte en pestilens, der konstant forstyrrer og gør det svært at koncentrere sig om det, der er mellem hænderne nu og her. Navnlig efter ferien giver inboxen anledning til stress.

Men sådan behøver det ikke at være, og du kan selv gøre rigtig meget for at tage magten tilbage fra det konstante ”pling!” og det lille brevikon, lyder rådet fra specialist i personlig planlægning Dorthe Rindbo samt foredragsholder og forfatter Jens Islin, der har skrevet bogen 'Effektiv på job'.

Du kan for eksempel starte med at slukke for begge dele og kun åbne dit mailprogram, når du faktisk har tid til at svare på det, der måtte ligge.

SE GUIDE: Få styr på din ferieramte mailboks

Brug mailen - lad den ikke bruge dig
Med nogle enkle råd og en lille smule selvdisciplin kan du arbejde effektivt med din mail i stedet for at lade den kontrollere arbejdsdag og fritid.

De fleste kender situationen: Du arbejder koncentreret med en krævende opgave, da et lille ”Pling!” annoncerer en ny mail. Af ren og skær nysgerrighed åbner du mailprogrammet; det kunne jo være vigtigt. Måske går du endda i gang med at skrive et svar med det samme.

»Her er vi ude på et skråplan. I stedet for reelt at være effektiv, afbryder du dit arbejde til fordel for noget, der kan vente, til du har tid. På den måde deler du dagen op i en masse ineffektive arbejdsspurter og mister konstant fokus«, siger Dorthe Rindbo.

LÆS OGSÅ: Mange danskere er netjunkier

Slå ”Pling!”-lyden ihjel
I stedet bør du slå alle mailprogrammets varslinger fra og kun åbne mailboksen 2-3 gange dagligt.

Her skal du til gengæld svare på alle beskeder, lægge de vigtige i en separat mappe og slette resten, så du altid har en tom mailboks.

»Så kan du koncentrere dig om dine opgaver, får set alle beskeder og kan lettere skille vigtigt fra ligegyldigt«, konstaterer Dorthe Rindbo.

LÆS OGSÅ: Firmaer vil gøre ansatte sundere

Mails kan vente
Allerede nu er du ved at gøre op med det indlærte mantra om, at man pinedød skal svare på alt nu og her. Men for mange er det lettere sagt end gjort, konstaterer Jens Islin.

»Vi er oppe mod forventningen om, at alle skal have svar på alt med det samme, samtidig med at vi alle gerne vil fremstå som uundværlige, tjekkede og effektive. Men – hånden på hjertet – hvor mange mails er så vigtige, at de ikke kan ligge en time eller to, mens du gør en opgave færdig?«

»Hvis noget derimod virkelig ikke kan vente, må folk altså tage telefonen og ringe. Når du først begynder at arbejde efter den metode, vænner folk sig hurtigt til det og ser måske endda selv lyset«, siger Jens Islin.

SE ARTIKEL: Chefstress smitter de ansatte

Hold mail-fri om aftenen
Tilsvarende mener Dorthe Rindbo, at du kun bør åbne dit mailprogram hjemmefra om aftenen, hvis du på forhånd ved, at det er tvingende nødvendigt at gøre det.

»Det er jo her, du skal slappe af og lade op til dagen efter. Og eftersom stort set alle mails også kan vente til dagen efter, er der ingen grund til at vænne dine kolleger eller din chef til, at du tager aftenen til hjælp. Så hvis du aldrig svarer om aftenen – eller kun gør det, hvis der er en virkelig god grund – vil det også blive accepteret fuldt ud«, siger hun.

Jens Islin vurderer tilsvarende, at man ikke skal undervurdere betydningen af den positive effekt enkeltpersoner kan have på en mailkultur, der ofte er præget af hast, lange, ukonkrete beskeder og en frygtelig masse modtagere.

»Der er meget sygdom i mailkulturen og mange steder at tage fat. For eksempel ville det jo gøre en kæmpe forskel, hvis alle skrev kortere og mere præcise beskeder med sigende emnelinjer. Samt hvis de udelukkende sendte beskederne til de personer, der faktisk har noget at bruge dem til«, vurderer han.

SE OGSÅ: Flere tager arbejdet med på ferie

Høfligheder spilder alles tid
Ligeledes anbefaler han, at du kun svarer på de beskeder, der faktisk skal svares på.

»Ellers ender man lynhurtigt med en lang mailstreng, hvor alle stort set kun svarer ”tak”, ”vi ses” og ”god weekend” på kryds og tværs – længe efter emnet for den oprindelige mail er udtømt. Det kan godt være, at her er tale om ren høflighed. Men reelt er denne ”pleasermentalitet” jo en pestilens, der skaber en masse ligegyldige mails og spilder alles tid«, mener Jens Islin.