Spilder danske virksomheder og organisationer milliarder af kroner på dårlige præsentationer og oplæg?

Svaret er ja, hvis man gør tingene op, som den canadiske kommunikationsforsker Dave Paradi for nylig anbefalede i NY Times.

Dårlige præsentationer, siger Paradi, er f.eks. de evindelige powerpoints, som taleren læser op med ryggen til publikum. Omkostningerne er en negativ værdikæde, hvor tilhørerne efterspørger mere information og flere møder, og konsekvensen er fejlagtige beslutninger, manglende salg, manglende motivation.

Dave Paradi sætter tal på omkostningerne i en virksomhed med 800 ansatte; det svarer i Danmark til f.eks. Haldor Topsøe eller Blue Water Shipping.

40-50 mangelfulde præsentationer pr. uge kræver 40-50 ekstra timers arbejde mht. indsamling af yderligere information, yderligere diskussion og afklaring af almindelig forvirring – alene fordi de oprindelige præsentationer var mangelfulde.

50 mandetimer om ugen repræsenterer i danske kroner + 2 millioner kroner om året.

Det personlige møde er vigtigst
Om regnestykket kan gøres op så enkelt, er naturligvis tvivlsomt. Sikkert er det, at præsentationer er blandt det moderne arbejdslivs væsentligste kommunikationsformer.

Mindst lige så vigtigt som reklame, marketing og PR, hvor virksomhederne bruger mange ressourcer for at tiltrække og fastholde kunder, for at tilfredsstille investorer og for at informere leverandører og samarbejdspartnere.

Men det personlige møde (og dermed også den professionelle præsentation) er måske den væsentligste formidlingskanal, der findes – desværre også den mest oversete, hvis man skal tro forfatteren og konsulenten Garr Reynolds, der i USA rådgiver en lang række Fortune 500-virksomheder omkring deres businesspræsentationer.

Reynolds peger på tre forhold, der typisk går galt:

1) Taleren ’gemmer’ sig bag tilfældige, sjuskede eller overfyldte powerpoints.

2) Taleren har ikke forberedt sig på tilhørernes særlige behov.

3) Taleren tør ikke ’give slip’ og gribe de behov, der opstår i situationen.

Måske kan et fjerde forhold også være gældende: ’Modvinden’ fra tilhørerne. De færreste vil benægte, at klassiske dyder som retorik, præcision og et godt manuskript er væsentlige elementer i den gode præsentation.

Men sandheden om moderne formidling er også, at man ofte er bagud fra starten, fordi tilhørerne er langt mere, kritiske end de var, da Aristoteles skrev sine klassiske læresætninger.

Forandringerne har at gøre med de samfundstendenser, man efter temperament beskriver med begreber som individualisering, globalisering og netværkssamfund.

Tendenser, der generelt betyder, at vi som medarbejdere, forbrugere og borgere stiller langt større krav, end vi gjorde tidligere. Det gælder også tilhørerne, der sandsynligvis slet ikke er kommet for at høre taleren; de er der, fordi det er deres arbejde, og fordi de er nødt til det.

God formidling er i det lys både vigtigere og vanskeligere end nogensinde før. Vi kan stadig gå ud fra, at ægthed og personlighed er udgangspunkterne for at nå andre mennesker. Men vi skal også trække på viden fra nye erkendelser.

Hjerneforskningen, eksempelvis: Hvordan tager vi som mennesker imod hvilken type budskaber? Fra sociologien: Hvordan fungerer vi i fællesskaber?

Det er vores erfaring, at samfundsudviklingen stiller en række nye krav til den gode formidling. En række krav, der har at gøre med, at formidling i dag ofte er præget af uopmærksomhed, modstand og generel ’støj på linjen’. Her et bud på fem af disse krav:

•Dialog med tilhørerne. Det er en forudsætning, at man kan involvere sine tilhørere – uanset hvor få eller mange de er. Moderne tilhørere er ikke blot ’et publikum’. De forventer, at man ved nøjagtigt, hvem de er. Og at man lytter til dem og tager deres (naturligvis) relevante input alvorligt.

•Et klart produkt. Et moderne publikum forventer ’value for money’. Hvis de er blevet stillet inspiration i udsigt, skal man naturligvis give dem præcis det. Hvis de derimod forventer konkrete værktøjer, som de kan bruge hjemme i virksomheden, ja så er det det, de skal have. Her hjælper ikke et nok så inspirerende, morsomt og medrivende oplæg om personlige oplevelser på De Syv Have.

•Eksisterende viden. Vidensamfundet er præget af informationsstøj, dvs. af mange flere informationer og data, end den menneskelige hjerne kan absorbere. Som mennesker reagerer vi med modstand mod det, der ikke passer ind i vores allerede etablerede forforståelser. Også af den grund er det vigtigt, at man bygger sin præsentation på kendt viden (ens egen og tilhørernes), at man aktiverer tilhørernes eksisterende viden for at bygge bro til det, man kommer med.

•Kulturel forståelse. Det er afgørende, at man kan navigere i den kulturstøj, der fylder meget i det globale samfund. Nogle gange bygger kulturstøjen på rene fordomme – fra tilhørerne mod oplægsholderen eller fra oplægsholderen mod tilhørerne. Under alle omstændigheder: Det er afgørende, at man som oplægsholder kan navigere med en række grundprincipper: Man skal være sig selv. Man skal signalere respekt over for sine tilhørere. Og man skal ville noget med sig selv og de andre på tværs af forskelle.

•Begge hjernehalvdele. Det moderne samfund er – ud over alle dets andre etiketter – også blevet kaldt et ’drømmesamfund’. Indiskutabelt er det, at vi også som moderne mennesker er styret af både rationelle informationer og stærke emotioner, fortællinger og mening. Det er i det lys afgørende, at formidling rummer begge dele.

Tilsammen fem dimensioner, der ikke overflødiggør de klassiske formidlingsværktøjer, men som tager udgangspunkt i modvinden. Modvinden kræver ikke mindst dialog, et klart produkt, viden, kulturel forståelse og en inddragelse af begge hjernehalvdele – i tillæg til de klassiske pointer fra retorikken, at ægthed og personlighed naturligvis er udgangspunktet for overhovedet at henvende sig succesfuldt til andre mennesker.