E-mail-koks går ud over formandskab

Danske topembedsmænd på vej til vigtige EU-forhandlinger i Bruxelles mister dyrebare informationer og tid, fordi Udenrigsministeriets edb-system er i uorden. En række centralt placerede kilder både i danske ministerier og på den danske EU-repræsentation bekræfter, at vigtige e-mail ofte ikke når frem, og at det er en stor belastning under det i forvejen arbejdskrævende danske EU-formandskab. »Det er et kæmpeproblem. Vi kan slet ikke bruge e-mail-systemet, og nogle gange kan vi ikke engang sende e-mail til hinanden internt her i huset. Det giver os et kæmpe ekstra arbejde, og lige nu sidder jeg for eksempel og venter på et vigtigt dokument, jeg skal bruge til et møde om en halv time«, siger en kilde på den danske EU-repræsentation i Bruxelles. Har varet længe Problemerne har stået på i flere måneder, siger en kilde i et dansk ministerium. »Hvis vi for eksempel sender en e-mail til EU-repræsentationen i Bruxelles, så når den simpelthen ikke frem. Vigtige instrukser forud for forhandlinger går tabt, og det er et stort problem«, siger kilden. I Udenrigsministeriet betegner direktør Friis Arne Petersen problemerne som »det, der ikke må ske«, netop som Danmark har overtaget EU-formandskabet. Nyt it-system Problemerne skyldes et nyt it-system. Der har været indkøringsproblemer med systemet, siden det blev indført for et år siden, men især siden sidste weekend har det været svært at sende og modtage e-mail til og fra Udenrigsministeriet. »Embedsmændene er med rette meget frustrerede. De er i forvejen udsat for meget store arbejdsopgaver og forventninger, og så sker det her på det værst tænkelige tidspunkt«, siger Friis Arne Petersen. Han afviser dog, at problemerne går ud over arbejdet i forhold til det danske EU-formandskab, fordi der er et nødberedskab. »Der er ikke møder, der er blevet aflyst og ikke har været ordentligt forberedt, netop fordi vi har backup med enkeltstående pc'er og uafhængige opkoblinger. Det er besværligt, men det fungerer«, siger Friis Arne Petersen. Fremskyndet Systemet blev fremskyndet for at forbedre kommunikationen mellem Udenrigsministeriet og de mange repræsentationer. Og trods problemerne har det været en kæmpe gevinst, mener Friis Arne Petersen: »Det er et unikt system, der har gjort en effektivisering og et bedre overblik i vores arbejde muligt. Men det har altså nogle fejl«. Og fejlene kan ende med at betyde en ekstraregning for de danske skatteborgere. »Vi kan komme i en situation, hvor vi må lave en dyrere backup end den, vi har i dag. Selvom eksperterne siger, at de har rettet fejlen, så kan vi aldrig være sikre på, at den er løst, så den ikke kommer tilbage«, siger Friis Arne Petersen.