Politiken torsdag: E-mail skal bruges med omtanke og kun til arbejdsopgaver. Undtagelsesvist kan der sendes private mail, men pornografisk eller racistisk materiale må ikke videresendes. Private mail skal markeres med et flag, og så bliver de ikke åbnet af chefen. Sådan lyder nogle af elementerne i virksomheden Novo-zymes' regler for de ansattes brug af e-mail. Regler, som arbejdsmarkedets parter strides om, og som har fået HK til at råbe vagt i gevær, efter at fire medlemmer blev fyret på grund af indholdet i deres elektroniske post, som Politiken skrev 9. august. Reglerne hos Novo-zymes eller adfærdskodekset, som det rettelig hedder, har eksisteret i omkring to år, og det gælder alle virksomhedens ansatte. »Vi indførte et kodeks, fordi vi ikke ville have vores navn sammenkædet med uetiske ting, og så naturligvis fordi vi vil have optimal udbytte af investeringerne i mailsystemet«, siger IT-direktør Bo Hegner, der understreger, at reglerne ikke blev indført på grund af uheldige fortilfælde. Bo Hegner fortæller, at markeringen af en privat mail bliver respekteret. Hvor ledelsen kan se alle andre mail, risikerer de ansatte ikke, at en privat mail bliver åbnet af chefen, for det kan kun den eksterne mail-leverandør gøre. »Det er aldrig sket, men hvis vi, når vi målte systembelastningen, fandt ud af, at en ansat havde store afvigelser fra normalen - for eksempel 1.000 flere private mail end kollegerne, ville vi undersøge indholdet af den elektroniske post gennem vores mail-leverandør«. Restriktive regler Hos HK vækker virksomhedens eksempel på e-mail-regler imidlertid ikke begejstring. Både begrænsningen af den private brug og det, at ledelsen har ejendomsret over alle mails foruden de private, mener sektorformand i HK Karin Retvig er forkert. »Man må jo modtage privat post, så reglerne er for restriktive. Desuden er der for mange gråzoner, for er det privat, når du skriver til en kollega, eller er det en del af arbejdet? I stedet skulle medarbejderen selv navngive, hvem der har ret til at tjekke ens mail«, siger Karin Retvig. Hun efterlyser forhandlinger om retningslinjer for, hvornår chefen må kigge med. »Vi forestiller os, at arbejdsmarkedets parter skal lave en rammebeskrivelse, som kan bruges ude i virksomhederne som hjælp til at lave retningslinjerne«, siger sektorformand i HK Karin Retvig, som sammenligner med de regler, der på samme måde er lavet for distancearbejde. Dansk Arbejdsgiverforening (DA) har udarbejdet nogle regler på området i juli i år, men dem afviser Karin Retvig, fordi de er lavet udelukkende fra arbejdsgiversynspunkt. DAs regler skitserer to muligheder. Enten er de e-mail, medarbejderen modtager, helt og holdent virksomhedens ejendom. Chefen kan med andre ord åbne alle e-mail eller give en kollega lov til at tjekke indbakken. Eller arbejdsgiveren kan give medarbejderen lov til at mærke en e-mail 'personlig' eller 'privat', og så må kun den IT-ansvarlige åbne disse mail i forbindelse med systemets sikkerhed og drift. For begge løsninger gælder, at det private brug af mail skal begrænses mest muligt.