»Opmærksomheden skal henledes på, at afløbsarbejdet kan udføres uden forud indhentet særskilt tilladelse«.

Sådan stod der i et brev fra kommunen, da kampagnesekretær i Dansk Sprognævn Anne Kjærgaard for nogle år siden søgte om tilladelse til at installere et bad i sin lejlighed.

Og flere skrivekurser senere er det ikke blevet stort bedre med formuleringerne, når det offentlige henvender sig til borgerne.

Kampagner med lille effekt
Sprogkampagner, der skal fremme et letforståeligt sprog i Københavns Kommune og Danmarks Domstole, har nemlig kun haft en meget begrænset effekt, viser Anne Kjærgaards ph.d.-afhandling ’Sådan skriver vi – eller gør vi?’, som hun netop har forsvaret.

»Der bliver gjort meget fra organisationernes side for at sætte fokus på skrivestilen, men blandt sagsbehandlerne og dommerne møder det stadig modstand«, siger Anne Kjærgaard.

SKRIV Forstår du hvad myndighederne skriver til dig?

Hun har studeret breve og domme fra primært to sagsbehandlere og to dommere for at undersøge, hvordan sprogkampagner i de to organisationer har påvirket skrivestilen.

»Man skriver som en dommer«
Den korte version er, at det har de stort set ikke.

I Københavns Kommune har man ellers sendt sagsbehandlerne på skrivekursus, og i Danmarks Domstole har man udfærdiget brochuren ’Sprogpolitik for Danmarks Domstole’.

LÆS ARTIKEL Sprognævnet byder velkommen til kødklister, askesky, vuvuzela og zumba

Men noget tyder på, at flere dommere har stillet den ind på reolen og skrevet deres domme, som de plejer.

»De har en dommeruafhængighed, og det får også nogle konsekvenser for den måde, de skriver på. De bryder sig ikke om at få at vide, hvordan de skal gøre. Det handler også om kultur. Man bliver dommer – og så skriver man som en dommer«.

Fastholder myndighedsrolle
I Københavns Kommune er man måske nok vant til et hierarkisk system, hvor tingene bliver reguleret oppefra, men her er der til gengæld uenighed om, hvordan man bør henvende sig til borgerne.

»Man har en diskussion om, hvorvidt kommunen er en myndighed, der skal fortælle borgerne, hvad de skal gøre, eller om kommunen er et serviceorgan med et mere empatisk forhold til borgerne. De fleste holder nok fast i myndighedsrollen, hvor man gerne vil diktere, hvad borgerne skal gøre. Og det afspejler sig også i skriftsproget«, siger Anne Kjærgaard.

LÆS MERE DR må ikke sige iPod længere

Eksempelvis har hun interviewet en sagsbehandler, der ikke mener, at man kan skrive ’desværre’ til borgerne, når de får et afslag.

»Han mener ikke, at det er hans opgave at sidde og beklage, at borgeren ikke kan få lov til at bygge et svømmebassin i baghave, for han skal bare administrere nogle bestemte regler. Og når man har det sådan, er det letteste at holde fast i kancellisproget, for så kan man nemmere diktere folk, at de skal gøre sådan«.

Faglig blindhed
Når sagsbehandlerne skriver til borgerne, lider de også under den faglige blindhed, der opstår, når man er rigtig godt inde i sit fag. For:

»Man synes altid, at ens eget fagområde er super enkelt, og så kommer man til at overvurdere modtageren af brevet«.

LÆS MERE Ingen fatter ordene i rudekuverterne

Og når man skriver til en borger, skriver man også potentielt til flere modtagere.

»I første omgang er brevet stilet til borgeren, men man skriver også indirekte til byretten. For hvis borgeren er utilfreds med brevet og trækker kommunen i retten, skal der stå noget, der også fungerer i en retssal. Dommerne skriver heller ikke bare til parterne og til advokaten. For hvis sagen bliver anket, skal de også kunne forstå dommen inde i landsretten«.

»Det forældede tekstideal«
Følelsen af at være en ’rigtig’ sagsbehandler kan også være knyttet til brugen af bestemte ord og fraser.

Og det kan føles uprofessionelt at give slip på gamle udtryk til fordel for en mere uformel sprogbrug, mener Anne Kjærgaard.

LÆS ARTIKEL Tænker verden på tredjehåndsrygerne?

»Nogle sagsbehandlere hænger lidt fast i et forældet tekstideal, hvor det gælder om at få så mange informationer ind i en sætning som muligt, hvor det moderne tekstideal er, at man nøjes med færre informationer pr. sætning, så det bliver lettere at læse«.

»Vi har fået din mail«
Derfor må borgerne stadig leve med vendinger som »hermed anerkendes modtagelsen af Deres email af 31. marts« i stedet for:

»Vi har fået din mail«.

I breve fra kommunen bliver der også stadig skrevet »hegning« i stedet for »sætte hegn op«, »fremsendelse« i stedet for »vi har sendt dig et brev« og »skrivelse« i stedet for »brev«.

»Det handler om vaner og kultur. Der er meget sidemandsoplæring, så man lærer at skrive ligesom den, man sidder ved siden af. Og så er det også et forsøg på at gøre det hele lidt mere formelt, fordi man nu engang er en myndighed«, siger Anne Kjærgaard.

SPROGNÆVNET Vil i fred, stumme h

»Man skal bare blive ved«
Vejen frem er ifølge hende mere af det samme.

»Min afhandling viser, at man gør rigtig meget for det i organisationerne, og man skal bare blive ved. Den slags ting tager lang tid at ændre. De fleste kan bedst lide at gøre som deres kolleger, så det gælder om at få folk til at tale med deres kolleger om, hvad der er godt sprog. En brochure med retningslinjer for, hvordan man skriver, gør ingen forskel. Der skal andet og mere til«.

Og med hensyn til Anne Kjærgaards eget bad?

»Ja så kunne de egentlig bare have skrevet: »Du behøver ikke at søge om tilladelse til at etablere et afløb«.

SKRIV Forstår du hvad myndighederne skriver til dig?