Mødekultur: Hvad sker der, hvis vi nu alle sammen holder kæft?

Pauser med stilhed, hvor mødedeltagerne tier stille, så de tænker, før de taler, gør møderne rarere og mere effektive, lyder erfaringen.

Der er en, der rømmer sig, og en, som taster på en bærbar computer, men ellers er her stille i mødelokalet.

De 14 mennesker omkring bordet er ganske vist lige gået i gang med et møde med en lang dagsorden, men de siger ikke noget.

En læser papirerne til mødet, nogle skriver noter, mens andre bare ser frem for sig og vender morgenens tanker indad.

Stilheden er første punkt på dagsordenen. Den varer to minutter og bliver afbrudt, da alarmen på en mobiltelefon spiller en lille melodi. Herefter går mødet videre godkendelse af dagsordenen.

Stillemøderne er del af et projekt med overskriften ’Mindre snak – mere værdi’, som er indført her i Region Midtjyllands Specialområde Hjerneskade i Viby udenfor Aarhus.

»Vi ville skabe mere effektive møder og pauser med stilhed giver mere ro og koncentration«, siger driftsleder Morten Randløv, som leder morgenens møde, hvor deltagerne alle er afdelingsledere for regionens behandlingstilbud for personer med hjerneskade.

De to vigtigste pointer

På mødets dagsorden kan man se, at der foruden de to minutters stilhed i begyndelsen af mødet, også er lagt 30 sekunders i stilhed ind strategiske steder mellem de forskellige punkter, ligesom der midt i mødet er to minutters stilhed, hvor der skal reflekteres over »mødet indtil nu«. Tommelfingerreglen er, at 10 procent af mødetiden skal foregå uden snak.

»Hvis en person dør, er den største ære, vi kan give den afdøde at være stille sammen. Hvorfor bruger vi ikke det aktivt, mens vi er i live«

Afdelingslederne skal på mødet blandt andet tage stilling til, hvordan deres medarbejdere kan komme på en række obligatoriske kurser. Hvor længe skal man være ansat for at komme på introduktionskursus? Og skal de medarbejdere, som skal på brand- og førstehjælpskursus tilmeldes automatisk, eller vil lederne selv stå for det, når de lægger vagtplanen?

Til stillemøde hos Specialområde Hjerneskade i Region Midt.

Undervejs i mødet holdes der pauser på to minutter, hvor alle er stille og reflekterer over mødets indhold. Under sådan en pause er billedet taget.
Foto: Tor Birk Trads/Tor Birk Trads

Til stillemøde hos Specialområde Hjerneskade i Region Midt. Undervejs i mødet holdes der pauser på to minutter, hvor alle er stille og reflekterer over mødets indhold. Under sådan en pause er billedet taget.

En afdelingsleder begynder allerede at mumle, at der er for mange kurser, men i stedet for, at afdelingslederne byder ind med det samme, giver Morten Randløv dem 30 sekunder til at reflektere over spørgsmålene i stilhed. De skal finde frem til de to til tre pointer til punktet, som er vigtigst for dem. Først efter stillepausen, giver de en efter en deres svar.

Projektet i Region Midtjyllands Specialområde Hjerneskade blev sat i gang i samarbejde med konsulent Bastian Overgaard. Det er ham, som har skabt begrebet ’ordnani’, der betyder ’at tale uden at forholde sig til andre i en samtale’, et ord som sidste år var på plussiden i Politikens ’Liste’.

Intelligente mellemrum

Bastian Overgaard fik ideen til at arbejde med stilhed i mødeledelse, eller med »det intelligente mellemrum«, som han kalder det, i 2003, da han arbejdede med et tv-program om at bryde vaner.

Her ville han bryde den vane det, er, at vi altid taler, når vi er sammen. Og han fandt ud af, at det havde stor effekt at sætte to mennesker til at være stille sammen. Det skabte samhørighed.

»Vi lever i en verden, der bliver mere og mere støjende, og hvor vi fjerner os mere og mere fra hinanden, og vi må bare sige, at flere ord ikke hjælper. Stilhed skaber et respektfuldt nærvær. Hvis en person dør, er den største ære, vi kan give den afdøde at være stille sammen. Hvorfor bruger vi ikke det aktivt, mens vi er i live«, spørger konsulenten, som de sidste halvandet år har levet af at lære arbejdspladser at bruge stilhed til at gøre møder mere effektive under overskriften ’Silent co-creation’.

Bastian Overgaard mener, at vi ofte glemme at lytte, når vi taler, »faktisk kan man blive helt høj af at høre sig selv tale«, som han forklarer. Derfor bliver møderne effektive, når mødedeltagerne bliver tvunget til kun at tale kort tid og kun om det, der drøftes lige nu. På den måde bevæger mødet sig heller ikke ud af en tangent.

»Til sidst hører man ikke efter«

Tilbage i det hvide mødelokale er deltagerne gået i gang med et nyt dagsordenspunkt, og debatten går lige præcis lystigt i mange retninger. Mødet handler om strategi, planer og procedurer, og det ramler ind imellem sammen med den virkelighed, afdelingslederne står i.

»Hvis man holder lange møder, kan man blive helt fyldt op med al den snak, og til sidst hører man ikke længere efter, hvad der bliver sagt«

Morten Randløv stopper talerækken og ridser op, hvad der skal besluttes, og så får deltagerne 30 sekunder i stilhed til at reflektere over det. Pia Algren er en af de mødedeltagere, som tager sirlige noter på papiret foran sig. Hun er leder på en afdeling i døgntilbuddet Høskoven, og hun kan godt lide de stille møder.

»Det giver færre ord, mere tid til refleksion, og vi bliver tvunget til at komme til pointen hurtigere«, forklarer hun.

»Hvis man holder lange møder, kan man blive helt fyldt op med al den snak, og til sidst hører man ikke længere efter, hvad der bliver sagt«, siger Pia Algren, som oplever, at hun, når hun kører hjem fra møderne, er klarere i hovedet og har en mere præcis ide om, hvad de har besluttet.

I begyndelsen kunne det virke lidt akavet at være stille sammen med de ellers meget talende afdelingsledere, og »to minutter kunne sørme føles som længe«. Men Pia Algren forklarer, at det kun var indtil, de rigtigt forstod, hvad stilheden skulle bruges til. Nu holder hun også selv stillemøder for de 17 medarbejder, der er på hendes afdeling, og de har taget godt imod det.

»Medarbejderne synes, at det er rart, at man ikke taler i munden på hinanden«, siger hun og forklarer, at det også kræver, at mødelederen er godt forberedt med en klar dagsorden.

Alle kan være stille

Bastian Overgaard, konsulenten bag konceptet, pointerer, at han ikke taler om meditation eller mindfulness, noget som skal læres, og som nogle er bedre til end andre.

»Du behøver ikke lukke øjnene, og du må tænke på lige det, du vil. Det drejer sig bare om at være stille sammen. Det er noget alle kan finde ud af, her kan du ikke fejle«.

Han mener, at det kræver modige ledere at indføre intelligente pauser, for »stilheden kan larme«, som han siger.

»Det er tankevækkende, at noget, som egentligt er så naturligt, nemlig bare at være stille sammen kan være så akavet. Men vores hjerne har brug for den fordybelse, som kommer, når vi stopper med at snakke og kommer ned i kroppen. Og det kommer ikke til at gå af mode, det bliver ved med at være sundt«, siger han.

Til mødet hos afdelingslederne er dagsordenpunkterne ved at være gennemgået, og mødet slutter med to minutters refleksion om, hvad de tager med sig tilbage på deres arbejdsplads.

Redaktionen anbefaler:

Annonce

For abonnenter

Annonce

Forsiden

Annonce